Kolumne: Unsere Abwesenheitsmeldungen im eMail sagen mehr als Out-of-Office
Wann haben Sie das letzte Mal Ihre eMail-Abwesenheitsmeldung neu formuliert? Ich bei meinen letzten Ferien im Sommer. Sie lautete so: “Per default offline-time”, mit dem Nachsatz “Ab 15. September werde ich meine E-Mail-Inbox wieder regelmässig bearbeiten. Am Lehrstuhl ist mein Sekretariat telefonisch für Dringendes erreichbar”. Erstmals erhielt ich darauf eine persönliche Rückmeldung. Eine Kollegin schrieb mir: “Sehr coole Meldung – brauche ich auch!”. Sie ist wohl nicht die einzige, die sich darüber Gedanken macht, wie die eigene Out-of-Office-Notiz lauten soll, Es finden sich dazu auch zahlreiche Beiträge im Netz. Z.B. sinniert dieser Artikel von The Atlantic “The Most Honest Out-of-Office Message” über einige besondere Exemplare. Darunter ist auch die Variante mit der Ankündigung, dass alle Maileingänge während der Urlaubszeit gelöscht werden. Das ist ganz schön radikal! Aber auch ich habe schon solche Rückmeldungen bekommen, mit der Bitte, dass ich meine Nachricht nach dem Ferienende nochmal senden soll.
Wie fühlt man sich da? Also ich reagierte ziemlich sauer, weil das zwar ein toller Filter für den Empfänger ist, aber auf Kosten meiner Zeit geht. Als sich diese emotionale Erstreaktion beruhigte, konnte ich dem Befreiungsschlag auch Positives abgewinnen. Also sich fügen – nur will man mit seinen E-Mails die To-dos ja auch erledigt und aus dem Kopf haben. In Mailprogrammen gibt es die Funktion, sie zeitverzögert zu senden. Wer das ausprobiert, dem geht es vermutlich wie mir: Es ist in Outlook ziemlich versteckt, und dann traut man der Sache nicht so ganz – wohl zurecht, wie man hier lesen kann: Wie man eine E-Mail zeitversetzt versendet. Da müssen noch User-Experience-Designer Hand anlegen, bevor man geneigt ist, diese Funktion zu nutzen.
Aber zurück zum Feedback “brauche ich auch!” von meiner Kollegin. Damit meint sie bestimmt nicht, dass sie so eine Meldung braucht, sondern dass sie sich in den Ferien gerne auch “offline” verhalten würde; sprich der Selbstkundgabe-Gehalt ist ein anderer als die Sachaussage. Das lehrt uns ja das Vier-Ohren-Kommunikationsmodell von Schulz von Thun. Dieses eignet sich auch hervorragend, wenn man seine Out-of-Office-Meldung sehr überlegt formulieren will: Fragen Sie sich, was in Ihrer automatischen Mail-Antwort drin stecken sollte, und was nicht hinsichtlich: Sachaussage – Selbstkundgabe – Beziehungsaspekt und Appell. Ich bin überzeugt, dann kommt eine Neuformulierung heraus. Teilen Sie uns Ihre doch gerne in der Kommentarfunktion mit, und dann natürlich schöne Ferientage!
Autor: Prof. Dr. Andrea Back
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